Vigilancia tecnológica en las compañías

Por: I.A. Juan Paulo Ávila Acuña
Esp. Gerencia Financiera
Msc. Bussines innovation

La implementación de un Sistema de Vigilancia Tecnológica al interior de una organización ciertamente trae consigo un sinnúmero de ventajas para la misma. Toda compañía moderna, en mayor o menor medida, requiere del uso estratégico del conocimiento, la tecnología y la innovación. Para lograrlo, requiere monitorear su entorno y esto se convierte en una actividad critica de éxito (Martínez, 2013). Sin embargo, no es tarea fácil llevar a cabo este propósito, tal y como pretendo argumentar a lo largo de este texto. El éxito en el desarrollo de un programa de Vigilancia Tecnológica (VT) depende en gran medida de ciertas características de cada organización en particular.

Antes de iniciar, es clave poner el tema de las tecnologías en un contexto global; para ello consideré interesante recuperar un estudio del año 2006, llevado a cabo bajo metodologías de VT y que en su momento pretendía describir lo que estamos viviendo en la actualidad. De acuerdo con el estudio de la fundación RAND (Silberglitt et al, 2006), se proyectaba que para el año 2020 la tecnología mantuviera el ritmo acelerado con el que se venía desarrollando, especialmente en esa década. De la misma forma, se esperaba que este desarrollo estuviera apalancado en la combinación sinérgica de distintas disciplinas del conocimiento. Este estudio revelaba que dicha revolución tecnológica impactaría esencialmente la calidad de vida de las personas, haciéndola cada vez mejor. De igual forma traería desarrollo y sofisticación a la industria, al sector de la economía y permitiría nuevas herramientas en el establecimiento del poder político en los países. También resaltaba que la tecnología tendría tal incidencia en el desarrollo económico de los países, que los que no se alinearan rápidamente con esta corriente sufrirán un rezago con serias implicaciones en su desarrollo.

La investigación de la fundación RAND identificaba 16 usos claves que tendría la tecnología en el año 2020:

Energía solar barata.
Comunicaciones inalámbricas rurales.
Acceso a la información en cualquier parte.
Cultivos genéticamente modificados.
Ensayos biológicos rápidos.
Técnicas avanzadas para filtrar y purificar agua.
Drogas de acción específica.
Vivienda barata y autosostenible.
Producción limpia en la industria.
Identificación por radiofrecuencia de mercancías y personas.
Vehículos híbridos.
Sensores generalizados para vigilancia.
Ingeniería de tejidos.
Métodos sofisticados de diagnóstico y cirugía.
Computadores en la ropa.
Criptografía cuántica.

Más que la lista, el estudio hizo énfasis en que la clave estaría en el desarrollo y la aplicación sofisticada de las tecnologías. En primer lugar, los países podrían acceder a la tecnología por desarrollo propio, por colaboración, por transferencia o por compra de paquetes tecnológicos disponibles en el mercado. Para la aplicación se requeriría de la combinación de diversas tecnologías. Para este estudio se analizaron 29 países, Colombia fue uno de ellos. Uno de los resultados para nuestro país fue que nos ubicaran en la categoría de “países en desarrollo científico”. La implementación de programas de VT, en economías como la colombiana, donde los recursos son escasos, permitiría que estos programas se llevaran a cabo con mayor eficiencia y mayor enfoque en los objetivos que realmente son estratégicos (Vargas y Castellanos, 2005). Si Colombia logró o no llegar al estatus que pronosticaba el estudio lo dejo a la interpretación de cada lector; sin embargo, el lastre que ha implicado para nuestro país la corrupción y el conflicto armado habrán tenido mucho que ver en este resultado.

Ahora, es importante hacer una aproximación teórica de la definición de la VT. En un sentido amplio, se puede decir que la VT es una metodología que busca principalmente detectar oportunidades y amenazas presentes en el entorno, sobre la base del uso de las tecnologías de la información, que permitan la búsqueda, captura y análisis de datos e información (León et al., 2006).

De la misma forma, Delgado-Fernández et al. (2011), describen la VT como el conjunto de acciones coordinadas para la búsqueda, análisis y difusión de la información obtenida, haciendo énfasis en que este proceso sea llevado a cabo de manera legal, lo cual me parece destacable. Esta información debe desembocar en la toma de decisiones alineadas con la estrategia de la compañía.

Otra definición que complementa la descripción de VT es la que presenta Martínez (2013) citando a la Asociación Española de Normalización y Certificación, que la define como “el proceso organizado, selectivo y sistemático, para captar información del exterior y de la propia organización sobre ciencia y tecnología, seleccionarla, analizarla, difundirla y comunicarla, para convertirla en conocimiento, con el fin de tomar decisiones con menor riesgo y poder anticiparse a los cambios”.

En este mismo sentido, Palop y Vicente (1999), citados por León et al (2006) hacen una descripción más detallada y clasifican la VT en dos: la VT pasiva (scanning), la cual pretende encontrar información que pueda tener algún interés para la organización, mediante la consulta de diferentes fuentes de información y; la VT activa (monitoring), que implica una búsqueda regular y sistemática, sobre temas específicos, que resuelvan problemas actuales. Ambos tipos de VT implican un riguroso trabajo de observación, análisis y difusión de la información conseguida.

Martínez (2013), partiendo de las cinco fuerzas de Porter, hace una clasificación de los enfoques que le puede dar cada compañía a la VT. Cuándo se encarga de monitorear las tecnologías disponibles, la llama vigilancia tecnológica como tal; cuando se enfoca en la búsqueda de información de competidores actuales y potenciales, la denomina V. competitiva; si su estudio persigue información sobre productos, mercados, clientes, e incluso nuevos productos ofrecidos por proveedores, la denomina V. comercial; y en los casos donde la vigilancia busca información sobre hechos políticos, reglamentarios en distintas áreas que afecten el desempeño de la empresa, se denomina V. de entorno jurídico.

Ahora bien, ya que tenemos una definición muy completa de lo que es la Vigilancia Tecnológica, podemos pasar a aspectos más prácticos de la misma, como lo son los principales usos y funciones que se le da a la aplicación de la VT en las empresas del sector privado. Conociendo los beneficios habrá un mayor interés en discutir luego sobre las estrategias para superar las barreras que se presentan en la implementación de un sistema de VT.

En el ámbito empresarial, uno de los primeros pasos para la implementación de un sistema de VT es la definición de los objetivos de la misma. Los objetivos que se establezcan como prioritarios, deben estar alineados con la estrategia. Estas actividades se realizan durante la etapa de análisis interno, haciendo entre otras cosas, un levantamiento de las tecnologías de la organización. Es importante tener claro desde un principio que, la información como recurso, es el objeto fundamental de la VT, el cual debe ser almacenado y analizado para convertirlo en información útil y estratégica para la toma de decisiones que permitan agregar valor a la compañía (Delgado-Fernández et al, 2011).

La VT en su aplicación, se mueve en el entorno de la organización, como lo describen los autores citados anteriormente. Aparece como una herramienta para lograr un mayor nivel de competitividad. Dependiendo de la información que se logre conseguir con la implementación de la VT, las organizaciones pueden adoptar distintas estrategias. Una de ellas es el incremento de la inversión en I+D, buscando una mayor velocidad para ponerse al día con el cambio tecnológico o para anticiparse al mismo. Lo cual debe desencadenar en procesos de innovación continua tanto en productos como en procesos (León et al., 2006). De la misma forma, Delgado-Fernández et al (2011) mencionan como a partir de las patentes o publicaciones que se encuentren en la búsqueda realizada, se pueden realizar investigaciones más profundas con respecto a la estrategia que utilizaron los competidores en el desarrollo de dicho producto y más interesante aún, determinar la fase del ciclo de vida en la que se encuentre un producto determinado. Con base en lo anterior, la empresa puede direccionar sus esfuerzos de I+D (Delgado-Fernández et al, 2011).

Delgado-Fernández et al (2011) en su estudio hacen un recuento detallado de las funciones, servicios y ayudas que presta la VT, cuando se aplica de manera correcta en las organizaciones. Considero relevante listarlas en la misma forma en la que los autores la incluyen en los resultados de la investigación:

Funciones

Manejar la información actualizada para apoyar la toma de decisiones, fundamentalmente estratégica.
Monitorear los avances científicos y tecnológicos internacionales.
Brindar servicios de información a diferentes sectores.
Realizar la captación, selección y análisis de la información.
Utilizar la información contenida en los documentos de patentes y de la propiedad intelectual para gestionar los conocimientos necesarios.

Servicios

Servicio de monitoreo de información.
Estudios científicos y tecnológicos a partir de la búsqueda, procesamiento y análisis de información especializada.
Servicio de consultoría para los usuarios de la información mediante la búsqueda, captura y análisis de la información.
Compendios informativos: Servicio de búsqueda que incluye la mayor cantidad posible de información a texto completo sobre un tema determinado procedente de varias fuentes.
Estudios estratégicos de tendencia a corto y mediano plazo a partir del análisis de información pública.
Estudios de perfiles estratégicos mediante informes descriptivos y detallados Pueden orientarse a compañías, países, sectores, personalidades.
Análisis de patentes: Búsqueda, compilación y análisis de la información de patentes de un sector o temática.
Asesorías: Se ofrecen conferencias y entrenamientos en Vigilancia tecnológica, estudios de tendencias, búsqueda, procesamiento, análisis y monitoreo de información.

Ayudas

Conocer cambios de las tecnologías y cambios en los mercados próximos a su entorno.
Reducción de riesgos de toma de decisiones, al conocer mejor donde se va a posicionar con las estrategias.
Conocer hacia donde avanzar, porque se podrán conocer las nuevas necesidades de los clientes.
Llevar los esfuerzos organizacionales hacia nuevos terrenos y tendencias clave del avance en todos los aspectos organizativos, innovar hacia procesos productivos, productos, capital humano.
Conocer la competencia, búsqueda de alianzas con nuevos socios o asesoramiento de expertos.

Queda claro entonces que, la VT tiene un gran potencial de generar para la empresa que lo aplica una gran cantidad de beneficios, por consiguiente es de mucho interés conocer las barreras para la aplicación de la misma y tener en cuenta algunas estrategias que se pueden aplicar para sobrepasar dichas barreras.

En primer lugar, siempre se debe tener en cuenta que los recursos financieros, dependiendo del tamaño de la empresa o del ámbito de influencia de las organizaciones, pueden ser siempre una limitante en la implementación de la VT (León et al, 2006) ya qué si se quiere hacer una vigilancia de calidad, esta requiere entre otras cosas, el acceso a software especializado, el cual se consigue en el mercado a unos precios considerables. En este sentido, Martínez (2013) identificó 8 plataformas web para la VT, disponibles comercialmente y catalogadas por el autor como costosas. Estas herramientas no se pueden obviar, teniendo en cuenta que los métodos de anticipación requieren esquemas de búsqueda de información eficientes, que permitan conseguir dicha información, la cual se encuentra presente en el entorno, y traducirla en conocimiento útil para satisfacer las necesidades de la organización (León et al, 2006).

Continuando con la descripción de los obstáculos que se pueden encontrar en la implementación de un sistema de VT, y teniendo presente que una de las principales barreras será la disponibilidad de los recursos financieros, pasó ahora a describir otros que también son de importancia.

Delgado-Fernández et al (2011) en su estudio, hacen un recuento detallado de los factores que obstaculizan la vigilancia tecnológica, los cuales presentó como una referencia fundamental para la proposición de estrategias que se hace más adelante:

Acceso a fuentes de información y bases de datos.
Disponibilidad de aplicaciones integrales para el análisis de información.
Formación del capital humano y desconocimiento de herramientas.
Procedimientos de trabajo.
Obtención de software y sistemas de alerta para el monitoreo de la información.
Tecnologías de Información y Comunicaciones.
Insuficiente trabajo en equipo.
Costo de las bases de datos.
Baja velocidad de internet.
Desconocimiento por parte de los usuarios de sus necesidades.
Problemas de hardware.
Cantidad de personal insuficiente.
Escasas herramientas informáticas

Equipo técnico de flores en día de campo – Pantallas fotoselectivas. Fuente: Autor.

Iniciando por la gestión de la cultura organizacional, en función de facilitar la implantación de la VT, se debe tener en cuenta que modificar la cultura de una organización madura no es una tarea fácil. Sin embargo hay varias estrategias que se pueden seguir para que la VT se incorpore al ADN de la organización. Una forma es hacer sentir a todos los miembros de la empresa, parte decisiva de construcción de los nuevos procesos que vendrán con la VT. De esta manera habrá un mayor sentido de apropiación de la misma. Esta estrategia debe ser practicada desde el primer momento en el que llegue la VT a la compañía, con ellos la familiarización de los colaboradores va a llevarse de una manera fluida. En este aspecto, también es importante conocer a fondo qué tipo de líder está al frente de la organización; de esta manera, se diseñara un modelo de VT acorde con sus creencias y sus expectativas, sin perder la esencia de la VT. Es fundamental manejar unos mecanismos de difusión de la información adecuados, que brinden información oportuna, en el lenguaje adecuado y entregada por las personas idóneas a todos los interesados. Esto último no solo hace parte de la gestión de la cultura, sino también de la gestión del cambio.

En el área de soporte TIC, la VT es objetivo y solución a la vez, ya que mediante la aplicación de las herramientas de VT se pueden encontrar las mejores alternativas en cuanto a software y hardware más adecuados para la compañía. De igual forma, el benchmarking puede poner al día a la empresa con las mejores prácticas que se encuentren en el mercado. Es importante mencionar que debe haber una coordinación constante con el área financiera, pues generalmente y por razones económicas, no se tendrá acceso a las herramientas más avanzadas disponibles en el mercado; por tanto la evaluación de la relación costo/beneficio y la priorización de necesidades que se negocie con el área financiera va a ser determinante.

Por último, está el área financiera de la compañía. De ella depende la asignación de recursos, tanto para la compra de software especializado, compra de hardware necesario, contratación de personal requerido y la contratación de asesorías externas que en la mayoría de los casos se va a requerir. Al área financiera hay que convencerla de que los beneficios compensarán ampliamente la inversión en algo que seguramente será desconocido para ellos. En este caso, Palop (2004) propone que si los recursos son escasos, se puede plantear un proyecto piloto de VT, que contenga un único objetivo, definido claramente. Que además requiera de la contratación de una sola persona que lleve a cabo el proceso de búsqueda, análisis y difusión de la información recabada, quien será el responsable ante las directivas de mostrar resultados que avalen el trabajo realizado. Para esto se requiere que haya un mínimo de recursos informáticos que permitan el desarrollo del proyecto piloto. Un elemento clave a tener en cuenta para asegurar cierta probabilidad de éxito en el piloto, es saber que la validez de los resultados de la VT dependen en gran medida de la calidad de las fuentes consultadas (León et al, 2006).

Ensayo de almacenamiento de esquejes de clavel en bolsas de atmósfera controlada. Fuente Autor.

Referencias

Delgado-Fernández, M., & Arrebato-AgüeroII, L. (2011). Diagnóstico Integrado de la Vigilancia Tecnológica en las Organizaciones. Ingeniería Industrial/ISSN 1815-5936/Vol. XXXII/No. 2/mayo-agosto/2011/p. 151-156.
León, A., Castellanos, O., & Vargas, F. (2006). Valoración, selección y pertinencia de herramientas de software utilizadas en vigilancia tecnológica Ingeniería e Investigación, vol. 26, núm. 1, abril, 2006, pp. 92-102, Universidad Nacional de Colombia. Colombia.
Martínez, F. (2013). Evaluación de plataformas web para su implementación en el Sistema de Vigilancia Tecnológica de la Consultoría Biomundi. Instituto Superior de Tecnologías de Avanzada. Universidad de la Habana. La Habana. 101 pags.
Palop, F. (2004). Cuestiones sobre la Inteligencia Competitiva. Revista Espionaje Tecnológico. Volumen VI de 2004. Pag 3-17.
Silberglitt, R., Antón, P., Howell, D., & Wong, W. (2006). The Global Technology Revolution 2020: In-Depth Analyses Bio/Nano/Materials/Information Trends, Drivers, Barriers, and Social Implications. The RAND Corporation. 316 pags.
Vargas, F. Castellanos, O (2005). Vigilancia como herramienta de innovación y desarrollo tecnológico. Caso de aplicación sector de empaques flexibles. Revista de ingeniería e investigación. Vol 5 No. 2. Pags 32 a 42